PTAの運営をもっと効率的にできないかな？
PTAの連絡に個人のLINEアカウントを使いたくないな…
個人のLINEを使うとセキュリティが心配…
PTA活動に参加すると、保護者同士で連絡を取り合う機会がとても多くなります。
プライベートでもお付き合いのある方であれば問題ありませんが、それほど親しくない方と、LINEの交換をするのは少し抵抗がありますよね。ましてやグループチャットとなるとなおさらです。
そんなときにおすすめしたいのが「LINE WORKS」です。
LINE WORKSは、LINEとは別のアカウントで利用でき、操作方法はLINEとほとんど同じ。誰でも簡単に始められるため、PTA運営の効率化に役立つツールとして注目されています。
とうことでこの記事では、PTA活動におすすめのLINE WORKSについて、基本機能や使い方、導入のメリット、おすすめの運用方法について詳しく解説します。
かのしあこの記事を書いているかのしあは、現在勤務している会社で、LINE WROKSの管理者をしているので、その経験に基づいて解説します。
- PTAの連絡手段に個人のLINEを使いたくない人
- PTAの連絡ツールを探している人
- PTA活動の負担を軽減したい人
- LINE WORKSの基本的な使い方を知りたい人
＼この記事を書いた人／
かのしあ
女の子と男の子の2児の父。
子どもが通った小学校でPTA副会長を3年、会長を6年務める。その間、さまざまな場面において人前での挨拶を経験。入学式と卒業式で述べた祝辞は合計11回。その経験から、PTAに奮闘している方々の手助けをしたいと思い、小学校のPTAについて書いています。
仕事は普通のサラリーマン。Webマーケティング業務に携わり、集客のためのコンテンツ作成やWeb広告に勤しむ毎日。chatGPTなどのAIツールも絶賛活用中。
LINE WORKSとは？
LINE WORKSを一言で表すなら「LINEのビジネス版」です。
LINEの使いやすさはそのままに、企業や組織向けの機能が備わっているのが特徴です。特に、組織内のコミュニケーションを効率化し、業務の連携を強化する機能が充実しています。
PTAなどの非営利団体でも使いやすく、効率的な運営をサポートするツールとして注目を集めています。
PTA運営でLINE WORKSをおすすめする理由
仕事や家庭と両立しながらPTAを運営する上で、特に重要なのが「効率化」です。その効率化を実現するためにおすすめのツールが、LINE WORKSです。
ここでは、効率化だけではなく、PTA活動でLINE WORKSをおすすめする理由について紹介します。
プライベートのSNSと切り分けられる
LINE WORKSは、個人のLINEアカウントを使用する必要がありません。LINE WORKS専用のアカウントを利用するので、プライベートのSNSと切り分けて使うことができます。
アカウントが不要になったらいつでも削除できるので、登録を依頼する側も依頼される側も、抵抗なく導入できるのが魅力です。
「PTAの連絡ツールに個人のアカウントは使いたくない」という人でも、安心して利用できます。
誰でも簡単に使える
操作方法はLINEとほとんど同じなので、LINEを普段使っている方であればすぐに利用を開始できます。
「ツールの使い方が難しくて活用されない」といった心配がありません。
学校に足を運ぶ回数を大幅に減らせて効率化できる
PTA活動で、ちょっとした打ち合わせや資料の確認のために、わざわざ学校に足を運んでいませんか？
LINE WORKSを使えば、グループチャット機能で打ち合わせを簡単に済ませることができます。また、ファイル共有機能を活用すれば、PTAの資料を保管しておけるので、学校に行く手間を省けます。
LINE WORKSは、PTAの負担を軽減し、業務を効率化するための便利なツールです。
今なら無料で有料プランの機能が使える
PTAなら「非営利団体様向け特別プラン」が利用できるので、フリープランの機能に加えて、以下の追加サービスを無料で利用できます。
- 最大1,000人まで利用可能
上限が最大30人のところ、1,000人まで利用可能 - ストレージが50GBまで利用可能
通常5GBまでのストレージが、50GBまで利用可能
LINE WORKSの便利機能とその活用方法
LINE WORKSには、PTA運営に役立つさまざまな便利機能が備わっています。今回は、特に活用をおすすめしたい機能を紹介します。
トーク機能とグループチャット
LINE WORKSには、LINEとほぼ同じトーク機能が備わっており、会員同士でリアルタイムにコミュニケーションを取ることができます。さらに、複数人が同時に参加できるグループチャット機能を使えば、プロジェクトの進行状況を共有したり、意見交換をスムーズに行ったりすることが可能です。
「役員・執行部」「各委員会」「クラス委員」など、それぞれの単位ごとにグループを作成し、情報を共有するのがおすすめの使い方です。
ノート機能
チャットだと重要な話題が流れてしまい、見落とす可能性があります。そんなときには、ノート機能を活用することで、大事な意見をまとめておくことができます。
さらに、意見を集約することで議論が整理され、効率的な意思決定が可能になります。
掲示板機能
会議の議事録や重要なお知らせを簡単に共有することができます。グループの参加者であれば誰でも確認できるので、大事な情報を見落とす心配がありません。資料の添付も簡単に行えます。
フォルダ機能（ファイル共有）
LINE WORKSには、ファイルを保存して共有できるフォルダ機能があります。この機能を活用すれば、資料を印刷して保管する手間が省け、いつでもどこでも確認可能です。
これにより、資料を確認するためにわざわざ学校へ足を運ぶ必要がなくなります
タスク管理機能
タスク管理機能を使えば、自分のやるべきことを登録するだけでなく、メンバーにタスクを依頼するのも簡単に行えます。
例えば、挨拶文の原稿や資料作成の依頼などに便利です。
実行中のタスクは一覧で表示されるので、進捗状況が可視化され、やるべきことをスムーズに進められます。
カレンダー機能
LINE WORKSには、グループの予定を共有できるカレンダー機能があります。
この機能を使えば、個人のスケジュールだけでなく、メンバー全員の予定を一元管理できるので、会議や行事の日程調整が簡単に行えます。
入力されたスケジュールは、グループのメンバー全員がリアルタイムで確認できます。
LINE WORKSの導入効果と喜びの声
実際にLINE WORKSを利用しているPTAでの導入効果や、喜びの声をご紹介します。
※本内容は、LINE WORKS公式ホームページに掲載されている記事をもとにまとめました。
LINE WORKSの導入効果
- 会議回数の削減：
従来4回開催していた会議を1回に減らすことができ、時間と労力の節約につながった - 発言機会の増加：
ノート機能の活用により、メンバー全員が自分のペースで意見を投稿できるようになり、発言のハードルが下がった - 情報共有の効率化：
資料や情報をLINE WORKS上で一元管理することで、紙の資料を配布する手間が省け、情報共有がスムーズになった
LINE WORS導入後の喜びの声
コミュニケーションがスムーズに！
LINEと同じ感覚で使えるので、新しく覚える必要がなく、役員間の連絡がスピーディーになりました。
既読機能があるので、誰が連絡を確認したか一目でわかり、フォローアップがしやすいです。
時間と労力の大幅削減！
会議の回数を減らせたことで、仕事や家庭の時間が増えました。
ノート機能で議題や意見をまとめることができ、会議当日に効率的に議論を進められました。
資料管理がラクになった！
フォルダ機能に必要な資料をまとめておけるので、探す手間が省けました。
引き継ぎ資料もLINE WORKSに保存しておくことで、新任の役員さんもすぐに業務を把握できました。
全員が意見を出しやすく！
会議では意見を言うのが苦手な人も、ノートやアンケート機能を通じて気軽に発言できるようになりました。
アンケート機能では、匿名で意見を募れるので、率直なアイデアや改善提案が集まります。
スケジュール管理のストレスが減少！
カレンダーで全員が最新の予定を共有できるので、『知らなかった』や『聞いていない』というミスがなくなりました。
保護者間の連携も強化！
イベントの準備で必要な物品や役割分担をトークで簡単に調整できました。
急な変更や連絡もリアルタイムで伝えられるので、無駄な混乱が減りました。
これらの声から、LINE WORKSがPTA活動を効率化し、ストレスを軽減してくれることがよく分かります。特に忙しい保護者にとって、「誰でも使いやすいツール」である点が大きな魅力です。
LINE WORKS導入のステップ
LINE WORKSの導入はとても簡単です。以下の手順で利用を開始できます。
管理者を決める
LINE WORKSを管理する担当者（管理者）を決めます。管理者は、メンバーの招待や設定を行います。
アプリをダウンロードする
スマートフォンの場合：
App StoreまたはGoogle Playで「LINE WORKS」と検索し、アプリをダウンロードします。
パソコンの場合：
LINE WORKSの公式サイトからダウンロードします。
LINE WORKSを開設する
管理者が団体の情報を登録します。
メンバーを登録する
管理者がメンバーのアカウントを作成し、LINE WORKSに招待します。
基本的な使い方を学ぶ
- トーク機能でメッセージ送信
- カレンダー機能でスケジュール共有
- フォルダ機能で資料を管理
PTA運営にはLINE WORKSがおすすめ！
PTA運営にはLINE WORKSの活用がおすすめです。
個人のLINEアカウントを使わずに済むので、プライベートと業務を切り分けることができます。また、使い方がLINEと似ているので、誰でも簡単に利用を始められるのも魅力です。
LINE WORKSには、グループチャットやスケジュール管理、タスク共有など、PTA活動を効率化する便利な機能が充実しています。これらの機能を活用することで、PTA運営の効率が向上し、メンバーの負担軽減にもつながります。
この記事で紹介したLINE WORKSの便利なポイントを参考に、ぜひ導入してみてください。
